Le lundi 4 avril, 18 équipages se sont retrouvés au camping de Mayan pour participer au séminaire des organisateurs de voyages initié par le responsable des voyages Jack Gollay.
Tous se sont retrouvés pour faire connaissance autour d'un repas préparé par Josiane, (la compagne de Jérôme, le responsable du camping)
L'objectif de cette rencontre était de travailler ensemble sur comment organiser, encadrer, conclure un voyage.
Les débats furent encadrés par Rémi Simon qui avait concocté le programme avec Jack.
Mardi matin 9 h 30, les participants se sont présentés, ont indiqué leur expérience de voyage et ce qu'ils espèrent de cette rencontre.
Après le café, ils se sont divisés en 4 groupes de travail, 2 pour se pencher sur l'avant, 1 sur le pendant et 1 sur l'après.
Ils ont collationné leurs questions sur des tableaux pour être analysées et priorisées le lendemain.
(Voir reproduction des tableaux en fin de document)
Mercredi matin, Rémi a repris les différents points.
Pour préparer un voyage il faut :
- Choisir le voyage, l'événement, (exemple la fête des jonquilles)
- Choisir la date liée à l'événement ou notre disponibilité
- Chercher tout ce qu'il y a à voir dans la région (architecture, industrie, artisanat, élevage, site)…
- Les possibilités de stationnement, les bornes de vidange, les campings…
- Aller sur place pour valider les choix ou en précisant la période envisagée, connaître les prix, faire des photos pour illustrer le carnet de route.
- Au retour, construire le parcours "définitif" avec les sites retenus, attention quelquefois une visite ne peut se faire qu'un jour par semaine ou à une heure précise (un site industriel par exemple) il faut donc construire le voyage autour de cette obligation.
- Il ne faut pas être trop ambitieux dans le nombre de visites par jour. Attention au temps de déplacement et de stationnement entre chaque visite.
- Le parcours est fait sur le papier, il est temps de prendre tous les rendez-vous, par mail, (attention, souvent ce n'est pas le site auquel on s'est adressé qui répond, mais c'est celui de la personne chargée du dossier avec son nom, peut parfois se retrouver dans les indésirables ou les spams) et de finaliser le carnet de route ainsi que le contrat de vente. Si le forfait est à privilégier, il faut laisser la possibilité à certains participants de ne pas "prendre" une visite (accès difficile) ou un repas (régime alimentaire)
Jeudi matin, Rémi reprend la suite des différents points.
Pendant le voyage il faut :
- Une réunion le soir pour faire le point sur la journée écoulée et donner les dernières précisions pour le lendemain.
- Rappeler l'importance du binôme (entraide en cas de problème)
- Autant que faire se peut, repas en commun avec resto au début et en fin, mais jamais le midi si les véhicules se déplacent l'après-midi.
- Jamais de déballage sur une place publique
- Penser à avoir des périodes de repos, soit une journée ou 2 demi-journées, sur un camping si possible (douche, lessive) …
- Si le voyage ne commence pas par un restaurant, faire un pot d'accueil avec un kir.
- Si une personne a son anniversaire pendant le séjour, le fêter en offrant un verre de l'amitié.
- Trouver une personne qui fera le compte rendu du voyage pour le site du club ainsi que pour la Clairière sans oublier les photos (de bonne qualité).
Après le voyage il faut :
- Transmettre au bureau le bilan financier, accompagné de toutes les factures, facturettes…
- Ne pas oublier les lettres de remerciements aux mairies et autres organismes qui ont contribué à la réussite du circuit.
Vendredi matin l'outil informatique :
Des explications ont été données sur les outils informatiques, l'emploi de Google Earth, le site "galette", le site du 3C.
Des documents sur l'ensemble des travaux ont été fournis.
Rappel également des documents que l'organisateur doit avoir avec lui pendant le voyage :
- Les chartes, participants, organisateur et l'attestation d'assurance.
- La dernière partie du séminaire a été consacrée aux réponses : "Comment réagir en cas de problème", travail des sous groupe.
Si les matinées ont été studieuses les après-midis ont été l'occasion de découvrir :
- La ville de Soulac avec une guide agréable qui nous a présenté les villas de la Belle Époque ainsi que la basilique romane qui fut presque entièrement ensablée puis dégagée et sauvée.
- Le moulin à vent de Vensac produit de la farine, vendue comme souvenir, car elle ne répond pas au cahier des charges des Meuniers, le guide, propriétaire, était intarissable.
- L'église et le logis abbatial de Vertheuil, dont la visite fut gâchée par un temps exécrable qui n'a pas permis de voir l'extérieur qui était intéressant, heureusement la visite du petit musée des automates nous a permis de partir pas trop déçus.
- La dernière visite, la tour de Lesparre-Médoc a été annulée à cause du trop grand vent et le fait qu'il fallait reconduire les minibus loués par le club à Bordeaux (avant 18 h un vendredi après-midi avec le périphérique souvent bouché).
Ce séjour a été constructif. Jérôme et Josiane nous ont très bien reçus et ont été à notre écoute pour notre plus grande satisfaction.
Josiane nous a fourni du pain frais tous les matins, pour le midi ou le soir, des pizzas ou des frites saucisses et elle a assumé avec un ami la réalisation de notre paella pour le vendredi soir.
Quel dommage que le mauvais temps se soit invité avec au départ, du froid puis de la pluie et du vent.
Pour clore cette semaine de travail et de divertissement, Jack a remercié tous les participants pour leur implication lors des débats et surtout Rémi pour le travail effectué.
Lien vers reproduction des ardoises
acqueline Gollay